[Tải Ngay] Checklist ISO 9001:2015: Đảm Bảo Tuân Thủ Mọi Yêu Cầu

Bạn lo lắng về việc bỏ sót các yêu cầu của ISO 9001:2015? Diễn Đàn ISO cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ, trong đó có checklist này. Tải ngay checklist ISO 9001:2015 để đảm bảo tuân thủ mọi yêu cầu và chuẩn bị tốt nhất cho quá trình đánh giá.

I. ISO 9001 LÀ GÌ?

1. Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý Chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên phạm vi toàn cầu. Việc áp dụng và được chứng nhận theo ISO 9001:2015 đối với một doanh nghiệp đảm bảo đơn vị đó có Hệ thống quản lý tốt về Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và có khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu.

2. Tiêu chuẩn HTQLCL theo ISO 9001:2015 cung cấp khuôn khổ đầy đủ cho một Hệ thống quản lý Chất lượng, bao gồm:

– Cam kết và triển khai Chính sách Chất lượng,

– Phân tích bối cảnh tổ chức, các rủi ro và cơ hội, và phát triển các biện pháp kiểm soát nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng, nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý, và cải tiến liên tục,

– Kiểm soát Chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong suốt các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,

– Phòng ngừa các rủi ro về chất lượng thông qua kiểm soát các hoạt động nghiên cứu phát triển, hoạch định sản xuất và cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng, mua hàng và kiểm tra, thử nghiệm,

– Kiểm soát các sản phẩm/đầu ra không phù hợp và thực hiện hành động khắc phục,

– Hoạch định trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu và đảm bảo năng lực nhân sự, năng lực của hệ thống thiết bị, cơ sở hạ tầng và môi trường cần thiết quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ,

– Trao đổi thông tin, kiểm soát tài liệu và hồ sơ, đánh giá nội bộ và xem xét hệ thống quản lý.

3. Cùng với quá trình thực hiện các cam kết theo lộ trình hội nhật quốc tế, đặc biệt là Hiệp định hợp tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), Cộng đồng kinh tế Asean và các hiệp định thương mại tự do khác, việc cam kết cùng với khả năng đảm bảo và cải tiến chất lượng sản phẩm theo ISO 9001:2015 trở thành điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh về năng suất và chất lượng.

Cấu trúc của ISO 9001:2015 trong chu trình PDCA

1. PLAN (Lập kế hoạch):

Lập kế hoạch nhằm thiết lập các mục tiêu, chính sách và quy trình cần thiết để đạt được kết quả phù hợp với định hướng chiến lược và nhu cầu khách hàng.

Tương ứng với các điều khoản Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức và Điều khoản 5: Lãnh đạo và Điều khoản 6: Hoạch định

2. DO (Thực hiện)

Thực thi các kế hoạch đã đề ra, bao gồm các quy trình và hành động để cung cấp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng yêu cầu.

Tương ứng với: Điều khoản 7: Hỗ trợ và Điều khoản 8: Vận hành

3. CHECK (Kiểm tra)

Đánh giá hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và hiệu quả thực hiện các quy trình.

Tương ứng với: Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động

4. ACT (Hành động cải tiến)

Thực hiện các hành động nhằm cải tiến hệ thống liên tục dựa trên kết quả đánh giá, phản hồi và các dữ liệu khác.

Tương ứng với: Điều khoản 10: Cải tiến

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI ISO 9001:2015 TRONG DOANH NGHIỆP

Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2026 mới nhất này thì tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần thực hiện theo lộ trình như sau:

1. Nghiên cứu tiêu chuẩn và đánh giá hiện trạng

Tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phải hiểu rõ được các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất, đồng thời tiến hành đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý hiện có để xác định khoảng cách (analytis gap) cần cải thiện.

2. Xác định bối cảnh tổ chức và các bên liên quan

Tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phải làm rõ được các yếu tố nội bộ, bên ngoài một cách cụ thể có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng QMS đang có, đồng thời doanh nghiệp cần phải xác định các bên liên quan chính và yêu cầu của họ.

3. Thành lập ban ISO và phân công trách nhiệm

Tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phải lựa chọn nhóm triển khai (ban ISO) với đại diện từ các phòng ban, phân công rõ vai trò, nhiệm vụ và thiết lập kế hoạch thực hiện chi tiết.

4. Xây dựng hệ thống tài liệu chất lượng

Bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình, hướng dẫn công việc và biểu mẫu theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn.

5. Đào tạo và nâng cao nhận thức

Định kì tổ chức đào tạo cho toàn bộ nhân sự các cấp nhằm hiểu rõ nội dung tiêu chuẩn, quy trình nội bộ và ý nghĩa của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

6. Thực hiện vận hành hệ thống

Áp dụng các quy trình đã xây dựng vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp, đồng thời thu thập bằng chứng về việc thực hiện.

7. Tiến hành đánh giá nội bộ

Định kì tổ chức cần kiểm tra mức độ tuân thủ và hiệu lực của hệ thống bằng hình thức đánh giá nội bộ, phát hiện các điểm không phù hợp để có biện pháp khắc phục.

8. Hành động cải tiến và chuẩn bị đánh giá chứng nhận

Khắc phục, cải tiến các điểm chưa phù hợp. Sau đó, doanh nghiệp có thể mời tổ chức chứng nhận độc lập đến đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2015.

Gemba Walk: Checklist Chi Tiết & Nguyên Tắc Để Thành Công, Từ Lý Thuyết

 Để áp dụng Gemba Walk thành công, bạn cần có một checklist chi tiết và nắm vững các nguyên tắc quan trọng. Diễn Đàn ISO cung cấp checklist chi tiết và các nguyên tắc quan trọng, từ lý thuyết đến thực tiễn, giúp bạn có một lộ trình rõ ràng và tự tin hơn trong quá trình triển khai.

Gemba walk là gì

Công cụ Gemba là một khái niệm được phát triển bởi Taiichi Ohno, người thường được coi là cha đẻ của sản xuất đúng lúc (just – in – time production).

 

Bằng cách phát triển một khái niệm như vậy, Ohno cung cấp một cơ hội cho các CEO xuống hiện trường và xây dựng mối quan hệ với người lao động dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.

 

Gemba định hình hành vi dựa trên ít nhất bốn giá trị hoặc nguyên tắc tinh gọn:

 

Quan sát các vấn đề trực tiếp (đi và xem)

Bắt tay vào giải quyết vấn đề khoa học (theo chu trình PDCA)

Tập trung vào các luồng giá trị (value streams)

Lãnh đạo với sự khiêm tốn (tôn trọng ý kiến của mọi người)

Gemba walk khác với waste walk (đi bộ lãng phí)

Mục đích của việc waste walk là đi tìm các lãng phí. Nghĩa là nhà quản lý phải vẽ một vòng tròn bằng phấn và đứng trong đó để quan sát một quá trình hàng giờ liền mà không rời khỏi vòng tròn để tìm các lãng phí.

 

Mục đích của Gemba

Để hiểu điều kiện hiện tại của quá trình tạo ra giá trị (dòng giá trị) ở bốn cấp độ

Mục đích:Chúng ta đang giải quyết vấn đề gì của khách hàng (tạo ra giá trị)?

Quy trình: Quy trình của chúng tôi hoạt động như thế nào?

Con người:Nhân viên của chúng tôi làm việc như thế nào?

Giải quyết vấn đề:Các vấn đề được xác định và giải quyết như thế nào?

Gemba walk phải được thực hiện ở nơi tạo ra giá trị nghĩa là hiện trường sản xuất.

Cách thực hiện 

Chọn khu vực cụ thể:  bắt đầu từ bước quy trình gần nhất với khách hàng. Hãy nhớ rằng quá trình tạo ra giá trị là một dòng chảy theo chiều ngang trong khi hầu hết các tổ chức đều được cấu trúc theo chiều dọc
2. Mời mọi chủ sở hữu dòng giá trị: nhân viên, quản lý cấp trung và lãnh đạo là một phần của dòng giá trị. Những người tham gia trực tiếp vào quá trình đó.

2. 3. Hỏi về: mục đích, quy trình, con người và mức độ giải quyết vấn đề.

Hãy bắt đầu bằng cách hỏi những câu hỏi sau:

• Mục tiêu cần đạt ở mỗi bước quy trình có được hiểu không?
• Hiện trạng ở mỗi bước quy trình có được biết không? 
• Những trở ngại / vấn đề ngăn cản để đạt được điều kiện mục tiêu có được xác định không?
• Những trở ngại nào đang được giải quyết ngay bây giờ?
• Những trở ngại tiếp theo cần giải quyết sau này là gì? 
• Học hỏi và chia sẻ có đang diễn ra không?

>>Xem thêm: DMAIC là gì

NHỮNG LỢI ÍCH CỦA GEMBA

Hiện nay có khá nhiều các doanh nghiệp có tiến hành áp dụng Gemba Walk và đạt được nhiều kết quả thiết thực khác nhau trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động đồng thời cải tiến quy trình và tăng cường kết nối giữa các cấp trong tổ chức. Những lợi ích nổi bật của Gemba được thể hiện như sau:

 

1. Hiểu rõ quy trình thực tế

Gemba Walk giúp các nhà quản lý, lãnh đạo đi đến nơi công việc thực sự diễn ra (Gemba = “nơi thực tế”) để quan sát trực tiếp hoạt động.

Giúp hiểu sâu hơn về thực trạng quy trình, phát hiện những vấn đề tiềm ẩn mà báo cáo hoặc số liệu không thể hiện hết.

2. Tăng cường giao tiếp và kết nối

Gemba chính là cơ hội để các tổ chức có thể giao tiếp trực tiếp với nhân viên, lắng nghe những khó khăn, đề xuất của họ.

Gemba Walk giúp tạo môi trường tin tưởng, cởi mở, nâng cao tinh thần làm việc và gắn kết nội bộ.

3. Thúc đẩy cải tiến liên tục (Kaizen)

Qua quan sát thực tế, các vấn đề lãng phí, sai lệch, không hiệu quả sẽ được phát hiện kịp thời.

Giúp đưa ra các giải pháp cải tiến thiết thực, dựa trên tình huống thực tế, không lý thuyết suông.

4. Ra quyết định chính xác hơn

Nhờ việc đi thực tế tại hiện trường mà nhà quản lý sẽ nắm được rõ bản chất của vấn đề từ đó có những quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Tránh hiện tượng “ngồi phòng lạnh, phán đoán sai tình hình”.

5. Xây dựng văn hóa cải tiến và học hỏi

Gemba Walk khuyến khích văn hóa “luôn học hỏi” và “không ngừng cải tiến”.

Nhân viên cảm thấy được quan tâm, có động lực đóng góp ý tưởng cải tiến.

6. Phát hiện và loại bỏ lãng phí

Gemba Walk giúp nhận diện các loại lãng phí (muda) trong sản xuất như chờ đợi, di chuyển thừa, thao tác không cần thiết…

Từ đó đưa ra giải pháp loại bỏ, nâng cao hiệu suất lao động.

7. Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Nhờ theo dõi sát sao quy trình và tương tác trực tiếp với người thực hiện, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng đầu ra, giảm lỗi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Nâng tầm sản xuất với Just In Time (JIT): Xu hướng tất yếu của tương lai

 Bạn muốn đưa doanh nghiệp sản xuất của mình lên một tầm cao mới và sẵn sàng cho những thách thức của tương lai? Diễn đàn ISO khẳng định rằng Just In Time (JIT) không chỉ là một phương pháp quản lý sản xuất, mà còn là một xu hướng tất yếu giúp bạn đạt được mục tiêu đó.

Just in time là gì?

Just in Time (JIT) là một phương pháp quản lý sản xuất và cung ứng hàng hóa dựa trên việc sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm cần thiết. Just in time hướng tới mục tiêu là giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa tồn kho và tăng cường hiệu suất.

JIT đề cập đến việc các luồng nguyên liệu, hàng hóa và sản phẩm trong quá trình sản xuất, phân phối được lập kế hoạch chi tiết theo từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể được bắt đầu ngay sau khi quy trình hiện tại kết thúc. Điều này đảm bảo rằng trong quá trình sản xuất, không có bất kỳ giai đoạn nào bị trì trệ, chờ xử lý hoặc yêu cầu nhân công và thiết bị phải đợi để vận hành. Hệ thống JIT giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, tránh lãng phí.

Đặc biệt trước tình hình kinh tế bất ổn như khủng khoảng kinh tế, cạnh tranh khốc liệt bởi nhiều đối thủ trên thị trường, chi phí sản xuất tăng cao do giá thành phẩm tăng, hay những biến động về văn hóa thói quen, lối sống giúp phương pháp Just in time càng trở nên quan trọng và áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay.

Lợi ích của Just in time (JIT) là gì?

Bên cạnh tìm hiểu Just in time là gì, việc nắm được những lợi ích của JIT cho phép doanh nghiệp ứng dụng và triển khai phương pháp này một cách có hiệu quả hơn. Những lợi ích chính của Just in time có thể mang lại đối với hoạt động sản xuất bao gồm:

• Giảm thiểu lãng phí: JIT giúp giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất bằng cách đảm bảo rằng chỉ sản xuất các thành phần và sản phẩm với số lượng cần thiết. Điều này tránh việc phải dự trữ quá lớn và nguy cơ thất thoát do hỏng hóc hoặc lỗi sản phẩm.
• Tăng hiệu quả sản xuất: Thay vì chờ đợi hàng tồn kho tích tụ, Just in time tập trung vào sản xuất dựa trên nhu cầu thực sự. Điều này dẫn đến quy trình sản xuất linh hoạt hơn, giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và tăng hiệu suất tổng thể. 
• Kiểm soát số lượng sản phẩm chất lượng: Nhà sản xuất có toàn quyền kiểm soát quá trình sản xuất, hoạt động theo nguyên tắc đáp ứng nhu cầu và giảm sản xuất cho các mặt hàng diễn ra chậm. Điều này giúp mô hình JIT có thể thay đổi linh hoạt và đáp ứng nhu cầu thị trường thay đổi liên tục.
• Giảm thiểu lượng hàng tồn kho: Trong mô hình JIT, chỉ những lượng hàng tồn kho cần thiết được giữ lại. Do lượng tồn kho giảm, chi phí bỏ ra thấp hơn cho phép doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận từ việc bán sản phẩm.
• Giảm chi phí lưu trữ: Bằng cách duy trì hàng tồn kho ở mức thấp, doanh nghiệp sẽ không cần đầu tư không gian lớn để lưu trữ hàng tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lưu trữ cho hàng hóa.
• Giảm chi phí đầu tư: Mô hình JIT thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có khả năng tăng năng suất và giảm thiểu lãng phí, từ đó giúp tiết kiệm chi phí sản xuất.

>>Xem thêm: Poka Yoke là gì

CÁCH VẬN HÀNH CỦA MÔ HÌNH JUST IN TIME (JIT)

Như đã nói ở trên thì mô hình Just in Time (JIT) hiện nay có hoạt động dựa trên một trong số những nguyên tắc là việc cung ứng nguyên vật liệu và sản phẩm đúng lúc khi thực sự cần thiết. Điều này giúp giảm thiểu tối đa việc lưu kho không cần thiết, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất. Để đạt được hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với những nhà cung cấp đáng tin cậy – ưu tiên chất lượng và tính ổn định hơn là giá rẻ.

 

JIT là một phần trong hệ thống quản lý tinh gọn (Lean Management), nơi mọi yếu tố – từ con người, quy trình cho đến công nghệ – đều được liên kết chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng. Giao tiếp liên tục giữa các bộ phận là điều kiện tiên quyết để mô hình hoạt động hiệu quả. Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng JIT theo cách riêng, quá trình triển khai thường tuân theo một chu trình cải tiến gồm các bước cơ bản sau:

 

1. Thiết kế hệ thống sản xuất

Bước 1 doanh nghiệp cần tập trung vào việc phân tích tổng thể từ thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất, năng lực nhân sự đến kế hoạch vận hành. Mục tiêu là đảm bảo sự linh hoạt, giảm gián đoạn và tối ưu hóa chu trình sản xuất.

2. Quản lý chất lượng toàn diện (TQM)

Áp dụng các phương pháp quản lý chất lượng đồng bộ như: Xác định rõ trách nhiệm, Giám sát bằng công cụ thống kê, Giữ ổn định sản xuất và đánh giá năng lực vận hành. Đây là nền tảng cho sự cải tiến bền vững.

 

3. Hệ thống kéo (Pull system)

Nhân viên và các công nhân sẽ cần được đào tạo để vận hành sản xuất dựa trên tín hiệu thực tế của nhu cầu – thông qua hệ thống Kanban. Hệ thống này cho biết công việc sẽ chỉ được tiến hành khi có yêu cầu từ bước sau. Điều này giúp giảm quy mô của hàng tồn kho.

 

4. Hợp tác chiến lược với nhà cung cấp

Doanh nghiệp của bạn cần thiết lập một mối quan hệ khá lâu dài và đáng tin cậy để cho các nhà cung cấp đưa ra những yếu tố then chốt. Doanh nghiệp của bạn cần có những đánh giá kỹ lưỡng và cụ thể về lịch sử giao hàng cũng như các tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu cung ứng dài hạn.

 

5. Tối ưu hóa dòng nguyên vật liệu

Doanh nghiệp của bạn cần đẩy mạnh việc nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và dự báo tương lai của kế hoạch sản xuất. Việc xác định được tốt nhu cầu cũng có thể giúp giảm thiểu tối đa của các hoạt động không thực sự cần thiết nhằm di chuyển cũng như lưu trữ và xử lý tốt khi lặp lại các vấn đề.

 

6. Nâng cao kỹ năng đội ngũ

Bằng việc thông qua tốt các chương trình đào tạo hiện nay thì nhân viên của bạn cũng có thể được trao quyền và trang bị khá đầy đủ những kĩ năng để làm chủ công việc. Từ đó giúp gia tăng được sự chủ động và sáng tạo.

 

7. Cải tiến quy trình

Giảm thiểu các công đoạn không tạo ra giá trị bằng cách chuẩn hóa, đơn giản hóa và tái thiết kế luồng công việc từ đó rút ngắn thời gian sản xuất và tăng hiệu suất.

 

8. Kiểm tra và đánh giá

Thiết lập hệ thống đánh giá bằng các chỉ số hiệu suất (KPI), theo dõi chất lượng và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Việc liên tục đo lường và điều chỉnh sẽ giúp cải thiện toàn diện chuỗi hoạt động JIT.

DMAIC vs. Các Phương Pháp Cải Tiến Khác: So Sánh và Lựa Chọn

Trên thị trường có rất nhiều phương pháp cải tiến quy trình, vậy DMAIC khác biệt như thế nào và có những ưu điểm gì so với các phương pháp khác?  Diễn Đàn ISO so sánh và phân tích chi tiết DMAIC với các phương pháp cải tiến phổ biến khác, giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất, ưu nhược điểm của từng phương pháp, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

DMAIC là gì?

Phương pháp DMAIC là một phương pháp cải tiến quy trình được sử dụng phổ biến trong Six Sigma, giúp cho doanh nghiệp phân tích và giải quyết vấn đề, tối ưu hiệu suất. DMAIC thường được áp dụng để cải thiện một quy trình hoặc toàn bộ mô hình doanh nghiệp.

Quy trình DMAIC gồm 5 giai đoạn chính, bao gồm:

• Define (Xác định): Xác định vấn đề, mục tiêu cải tiến và làm rõ phạm vi dự án, người phụ trách cùng các nguồn lực liên quan.
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu để hiểu rõ về hiện trạng quy trình.
• Analyze (Phân tích): Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, các yếu tố gây ảnh hưởng thông qua các dữ liệu đã thu thập.
• Improve (Cải tiến): Đề xuất các giải pháp để giải quyết vấn đề hoặc tối ưu quy trình.
• Control (Kiểm soát): Thiết lập các biện pháp và yêu cầu để đảm bảo quy trình được cải thiện một cách tốt nhất. 

Ưu điểm khi thực hiện chu trình DMAIC đó là giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề một cách logic, có hệ thống và cơ sở khoa học, đồng thời tập trung vào việc cải tiến liên tục. Phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm lãng phí nguồn lực, mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng trong quy trình sản xuất hoặc dịch vụ.

5 bước thực hiện chu trình DMAIC để giải quyết vấn đề 

Chu trình DMAIC được xây dựng dựa trên dữ liệu thực tế và các công cụ phân tích chuyên sâu, giúp nhận diện vấn đề, tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp hiệu quả. Chính nhờ tính logic và khoa học, DMAIC không chỉ tối ưu hóa hiệu suất mà còn đảm bảo sự bền vững trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Cùng phân tích chi tiết từng bước để hiểu cách DMAIC biến các vấn đề, thách thức thành cơ hội để cải tiến và đổi mới:

1 Define – Xác định 

Giai đoạn Define là bước khởi đầu quan trọng để xác định rõ hiện trạng, vấn đề cần giải quyết, các mục tiêu cải tiến và phạm vi của dự án. Việc xác định các yếu tố rõ ràng giúp đội ngũ nhân sự thống nhất được về hướng đi, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực vào những công việc không liên quan.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Vấn đề cụ thể đang gặp phải trong quy trình hoặc trong toàn bộ doanh nghiệp là gì? (VD: Tỷ lệ khách hàng đánh giá dưới 3/5 sao đang là 20%, trong khi mục tiêu đề ra của doanh nghiệp là tỷ lệ này phải dưới 5%). 
• Mục tiêu của việc cải tiến là gì, cần đạt được KPI là các con số cụ thể nào? VD: (cải thiện tỷ lệ khách hàng đánh giá dưới 3 sao xuống dưới 5%).
• Những yếu tố nào sẽ được đưa ra để xem xét? 
• Những ai, phòng ban nào sẽ tham gia vào dự án, trách nhiệm của từng người là gì? 

Một số công cụ, phương pháp có thể sử dụng để hỗ trợ công việc trong giai đoạn này bao gồm:

• Các văn bản tổng hợp mô tả dự án, bao gồm: vấn đề, mục tiêu, phạm vi, thời gian thực hiện và các thành viên tham gia
• Biểu đồ SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) và lưu đồ (flowchart)giúp cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình từ đầu đến cuối, qua đó xác định đầy đủ các yếu tố liên quan. 

Nếu giai đoạn đầu tiên này không được thực hiện tốt, các bước tiếp theo rất có thể có nguy cơ bị sai lệch, gây lãng phí nguồn lực và thời gian. Một vấn đề được xác định sai hoặc không rõ ràng, thiếu cụ thể dẫn đến không đưa ra được hướng giải quyết hiệu quả để khắc phục tình trạng. Chính vì thế, bước xác định được coi là công đoạn đặt nền móng và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình, cần được doanh nghiệp chú trọng và thực hiện nghiêm túc, chỉn chu.

2 Measure – Đo lường 

Giai đoạn đo lường nhằm thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến vấn đề được xác định ở trên. Bước này giúp doanh nghiệp đánh giá hiện trạng của quy trình, xác định các yếu tố cần cải tiến và có cơ sở để so sánh với kết quả đạt được sau khi cải tiến xong. 

Để đo lường hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động sau:

• Xác định dữ liệu đo lường: Các yếu tố cần thu thập số liệu là gì, chỉ số đo lường là gì?
• Thu thập dữ liệu: Có thể sử dụng các công cụ như phần mềm đo lường dữ liệu, hệ thống ERP hoặc các bảng kiểm tra để thu thập data. Ngoài ra cần lưu ý dữ liệu phải đủ lớn, có độ chính xác và đại diện cho quy trình thực tế của doanh nghiệp.
• Xác minh tính hợp lệ và độ tin cậy của dữ liệu để đảm bảo không xảy ra sai lệch. Một số công cụ hỗ trợ bao gồm: Hệ thống đo lường MSA, hệ thống kiểm tra độ lặp lại và độ tái lập R&R. 
• Phân tích dữ liệu: Tổng hợp các dữ liệu thu thập được để xác định xu hướng và mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Các công cụ hỗ trợ bao gồm: biểu đồ tần suất để hiểu phân bố dữ liệu, biểu đồ kiểm soát để xác định sự ổn định của quy trình và Box Plot để so sánh dữ liệu từ các nhóm khác nhau.

Giai đoạn đo lường được coi là hiệu quả khi đạt được những mục tiêu sau:

• Hiện trạng quy trình được miêu tả rõ ràng thông qua các dữ liệu cụ thể, vẽ nên bức tranh toàn diện về quy trình hoạt động và làm nổi rõ các yếu tố đang gây vấn đề.
• Xác định được đường cơ sở –  là giá trị hiện tại của các chỉ số đo lường để làm cơ sở so sánh với các bước cải tiến sau này.
• Phạm vi đo lường cần được xác định rõ ràng: bao gồm các khu vực nào, đối tượng nào.

>> Xem thêm: Mô hình nhóm huấn luyện (TWI)

3 Analyze – Phân tích 

Bước phân tích tập trung vào việc xác định nguyên nhân gốc rễ, từ đó đảm bảo các giải pháp đưa ra đều dựa trên nguyên nhân cụ thể, giúp giải quyết triệt để vấn đề thay vì chỉ giải quyết được triệu chứng trên bề mặt. 

Từ dữ liệu thu thập được, cần tiến hành phân tích sâu để xác định xu hướng, mẫu và các bất thường. Trong bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng biểu đồ Pareto để xác định các nguyên nhân chính dựa trên nguyên tắc 80/20 và biểu đồ Control để đánh giá sự ổn định và các yếu tố ngoài kiểm soát quy trình. 

Dựa trên kết quả phân tích, ta có thể đánh giá và xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề. Đây là bước quan trọng nhất, giúp đảm bảo đưa ra các giải pháp cải tiến chính xác. Các công cụ, phương pháp hỗ trợ xác định nguyên nhân bao gồm:

• Biểu đồ xương cá: Giúp xác định nhóm các nguyên nhân tiềm năng (con người, quy trình, thiết bị, nguyên liệu, môi trường, phương pháp).
• Phương pháp 5 Whys: Sử dụng để thu hẹp các nguyên nhân tiềm ẩn.

Sau khi xác định nguyên nhân, cần phân tích để hiểu được mối quan hệ giữa các biến số và tìm ra cách chúng ảnh hưởng đến vấn đề (xác định mối quan hệ nhân – quả). Các công cụ được sử dụng bao gồm:

• Biểu đồ tương quan (Scatter plot): phân tích mối quan hệ giữa hai biến số 
• Phân tích hồi quy (Regression Analysis): đánh giá tác động của các yếu tố độc lập lên vấn đề. 

Lưu ý: Cần sắp xếp mức độ ưu tiên dựa trên mức độ tác động và khả năng cải thiện để giải quyết từng nguyên nhân một. Việc này sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực để giải quyết vấn đề tốt hơn.

4 Improve – Cải tiến 

Trong giai đoạn cải tiến, doanh nghiệp cần chú trọng vào phát triển và triển khai các giải pháp để giải quyết nguyên nhân gốc rễ, từ đó cải thiện hiệu suất và hiệu quả của quy trình. Giai đoạn này đòi hỏi sự sáng tạo, thực nghiệm và liên tục kiểm tra để đảm bảo các giải pháp mang lại kết quả thực tế.

Để đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp, bạn cần sử dụng các tiêu chí như chi phí, thời gian thực hiện, tác động dự kiến và khả năng duy trì để lựa chọn giải pháp tốt nhất. 

Một số phương pháp hỗ trợ trong bước này bao gồm:

• Matrix Diagram: So sánh và đánh giá các lựa chọn
• Cost-benefit analysis: Đánh giá lợi ích so với chi phí của các giải pháp. 

Doanh nghiệp nên triển khai thử nghiệm giải pháp trong quy mô nhỏ để đánh giá tính khả thi và hiệu quả và có thể sử dụng công cụ hỗ trợ PDCA để tạo vòng lặp thử nghiệm và điều chỉnh giải pháp. Sau khi thử nghiệm thành công, mới nên triển khai toàn bộ giải pháp vào trong quy trình, đồng thời cần có kế hoạch rõ ràng về các bước thực hiện, phân công trách nhiệm và giám sát tiến độ. 

Và để đánh giá hiệu quả triển khai, hãy thu thập dữ liệu sau khi thực hiện để so sánh với đường cơ sở đã xác định trong giai đoạn trước đó. Có thể sử dụng control chart hoặc capability analysis để đánh giá khả năng quy trình đáp ứng yêu cầu sau cải tiến.

5 Control – Kiểm soát 

Giai đoạn kiểm soát nhằm duy trì và đảm bảo các giải pháp cải tiến được thực hiện một cách hiệu quả, ổn định và lâu dài. Điều này đòi hỏi phải thiết lập các biện pháp kiểm soát, giám sát và chuẩn hóa quy trình để ngăn chặn các vấn đề cũ xảy ra hoặc xuất hiện các vấn đề mới. 

Khi thiết lập biện pháp kiểm soát, trước tiên cần xác định KPI phù hợp để giám sát hiệu suất quy trình, và sử dụng bảng, biểu đồ và báo cáo định kỳ để theo dõi.

Ngoài ra, tất cả các nhân viên hoặc những người liên quan dự án đều phải nắm rõ và tuân thủ các thay đổi. Doanh nghiệp nên cập nhật quy trình hoạt động tiêu chuẩn để tích hợp các cải tiến mới và cần phải tổ chức đào tạo cho nhân viên để họ nắm rõ các quy trình mới, biết cách sử dụng các công cụ kiểm soát, đồng thời thông báo các kết quả đạt được từ việc cải tiến để khuyến khích động lực. 

 

Checklist: Đảm Bảo Hệ Thống Andon Hoạt Động Tối Ưu

 Bạn đã triển khai hệ thống Andon, nhưng vẫn chưa chắc chắn rằng nó đang hoạt động tối ưu và mang lại hiệu quả cao nhất? Diễn Đàn ISO cung cấp một checklist quan trọng, bao gồm các tiêu chí và chỉ số cần theo dõi, giúp bạn kiểm tra và cải thiện hiệu suất của hệ thống Andon.

Hệ thống Andon (Andon System) là một hệ thống quản lý trực quan trong sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), giúp công nhân và quản lý giám sát tình trạng dây chuyền sản xuất theo thời gian thực. Nó hoạt động bằng cách sử dụng tín hiệu đèn, âm thanh hoặc màn hình hiển thị để cảnh báo sự cố, yêu cầu hỗ trợ hoặc dừng sản xuất khi cần thiết.
Mục tiêu chính của hệ thống Andon là phát hiện và giải quyết vấn đề ngay lập tức, giảm thời gian ngừng hoạt động (downtime), cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng hiệu suất sản xuất. Hệ thống này xuất phát từ triết lý Jidoka trong Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), giúp tiêu chuẩn hóa luồng thông tin và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Vai trò của hệ thống Andon trong quản lý sản xuất​

Hệ thống Andon đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất và cải tiến quy trình bằng cách cung cấp cảnh báo trực quan, giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý sự cố nhanh chóng.
Khi không có Andon, một sự cố có thể được công nhân phát hiện nhưng bị bỏ qua vì họ biết (hoặc cho rằng) bước kiểm tra chất lượng sau đó sẽ xử lý. Điều này khiến vấn đề tồn tại lâu hơn và có nguy cơ trở thành lỗi chất lượng nghiêm trọng.

Với hệ thống Andon, công nhân có thể ngay lập tức báo hiệu rằng họ đã phát hiện vấn đề, và giám sát viên có thể nhanh chóng phản hồi để kiểm tra. Andon cũng thu thập và hiển thị tín hiệu một cách có tổ chức, giúp giám sát viên dễ dàng theo dõi. Nhờ đó, họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác mà không cần lo lắng, vì hệ thống Andon sẽ cảnh báo nếu có sự cố xảy ra.

Cơ chế hoạt động của hệ thống Andon​

Trước đây, nhân viên sản xuất phải rời khỏi vị trí làm việc để tìm giải pháp, nhưng với Andon, giải pháp được đưa trực tiếp đến khu vực làm việc. Đây là một hệ thống đã được thử nghiệm và kiểm chứng nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc.
Nhìn chung, hệ thống Andon hoạt động thông qua một mạng lưới liên kết gồm ba thành phần chính: dây kéo (Andon cord), đèn báo (Andon light) và bảng hiển thị (Andon board). Dưới đây là ý nghĩa và cách hoạt động của từng thành phần:
Dây kéo Andon
Dây kéo Andon (có thể là làm bằng cáp hoặc dây thừng) thường được đặt phía trên khu vực làm việc của công nhân trên dây chuyền lắp ráp. Khi công nhân kéo dây, điều đó có nghĩa là họ cần hỗ trợ vì đã phát hiện một vấn đề trong quá trình sản xuất. Trong một số hệ thống, dây kéo có thể được thay thế bằng nút bấm hoặc công tắc. Dù hoạt động dưới hình thức nào, mục đích của nó vẫn là cảnh báo những người có trách nhiệm về sự cố khi nó được phát hiện.

>>Xem thêm: just-in-time là gì

Đèn báo Andon​

Hành động kéo dây hoặc nhấn nút sẽ kích hoạt đèn báo Andon trên thiết bị hoặc dây chuyền sản xuất tương ứng. Sự thay đổi màu sắc của đèn giúp đội ngũ chịu trách nhiệm phản ứng nhanh chóng và xác định khu vực cần hỗ trợ. Một số hệ thống Andon có thêm các màu khác như xanh dương và trắng, nhưng hệ thống đèn đơn giản nhất thường có ba màu chính:

• Xanh lá cây: Sản xuất diễn ra bình thường, không có vấn đề gì.
• Vàng: Có vấn đề đã được phát hiện, cần hỗ trợ để khắc phục hoặc kiểm tra chất lượng sản phẩm.
• Đỏ: Dây chuyền sản xuất đã bị dừng lại, cần điều tra nguyên nhân cùng trưởng nhóm hoặc quản lý trước khi tiếp tục sản xuất.

Bảng hiển thị Andon​

Với mã màu tương ứng, trạng thái của dây chuyền sản xuất sẽ tự động cập nhật trên bảng hiển thị Andon. Đây là nguồn thông tin trung tâm về tình hình sản xuất hiện tại. Nhờ bảng này, giám sát viên và công nhân có thể dễ dàng theo dõi các chỉ tiêu sản xuất, sản lượng thực tế, cũng như tổng thời gian dừng máy (nếu có), từ đó tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, an toàn và có trách nhiệm.