Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn. Diễn đàn ISO cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lập Sơ Đồ Gantt để quản lý dự án hiệu quả.
SƠ ĐỒ GANTT LÀ GÌ ?
Ưu điểm
Sơ đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch dự án: phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.
Trực quan và dễ hiểu
Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục chính, Gantt chart đã giúp bạn nhanh chóng nắm rõ các thông tin cần thiết của một dự án: bao gồm các công việc nào, ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của mỗi công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.
Hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả
Gantt chart cho phép người quản lý dự án lập kế hoạch và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Bằng cách biểu diễn thời gian dự kiến cho từng công việc và đặt chúng lên một bức tranh toàn cảnh, người quản lý sẽ ước lượng được dự án cần tổng bao nhiêu nguồn lực thời gian, sắp xếp thời hạn phù hợp, theo dõi tiến độ và thiết lập mối quan hệ giữa các công việc để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
Đề cao tinh thần trách nhiệm trong công việc
Các thông tin về nhiệm vụ cần làm, người thực hiện công việc, thời hạn hoàn thành,… đều được thể hiện công khai trong toàn phạm vi dự án, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích. Điều này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc tốt hơn, bởi họ hiểu rằng sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng tới các thành viên khác và cả dự án nói chung.
Cho phép phối hợp giữa nhiều bên liên quan
Thông thường, nhiều thành viên của dự án sẽ cùng lúc làm việc trên một nhóm công việc có liên quan tới nhau, khiến nhiều thanh tiến độ di chuyển đồng thời. Gantt chart sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn về sự phối hợp ấy, liệu chúng có đang đúng tiến độ hay không, và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
Nhược điểm
Dù sơ đồ Gantt mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quản lý dự án, nhưng cũng cần biết rằng nó không phải là một công cụ hoàn hảo và cũng có một số nhược điểm riêng.
Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng
Trong thực tế, nếu nhà quản lý cố gắng tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng Gantt chart, họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án – nếu có gì đó bị bỏ sót, thời lượng bị ước tính sai, hoặc xuất hiện một sai lầm nào đó khó tính toán được.
Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ
Khi số lượng công việc và thời gian hoàn thành kéo dài qua nhiều trang, Gantt chart bắt đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ rất khó để xem tổng quan dự án đó trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian, đặc biệt với những dự án lên đến hàng trăm đầu việc.
Hơn nữa, biểu đồ Gantt không làm tốt trong việc mô tả sự phức tạp. Ví dụ: Nếu một cột mốc đòi hỏi nhiều công việc cần thiết để hoàn thành, và mỗi công việc đó lại có các công việc nhỏ bên trong, Gantt chart sẽ không thể thể hiện được điều này. Vì lý do này, để quản lý dự án hiệu quả, các nhà quản lý không nên chỉ phụ thuộc vào mỗi công cụ này.
Chưa xử lý tốt các ràng buộc của dự án
Nguyên nhân là bởi Gantt chart chỉ tập trung vào trọng tâm chính là thời gian, mà không mô tả được 2 yếu tố ràng buộc quan trọng khác của một dự án là chi phí và phạm vi. Đồng thời, nhìn vào một sơ đồ Gantt có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau, sẽ rất khó để nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét