Bạn cảm thấy thời gian đang trôi qua nhanh chóng và bạn không thể kiểm soát được cuộc đời mình? Bạn muốn làm chủ thời gian, theo đuổi đam mê và sống một cuộc đời trọn vẹn? Diễn Đàn ISO sẽ cho bạn thấy sức mạnh của Ma trận Eisenhower và cách nó giúp bạn đạt được điều đó, từ việc quản lý thời gian hiệu quả đến việc đưa ra những quyết định sáng suốt.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower, còn được gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của các nhiệm vụ: Nhiệm vụ làm trước, nhiệm vụ lên lịch thực hiện sau, nhiệm vụ ủy thác và nhiệm vụ sẽ xóa. Ma trận này được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower.
Dwight D. Eisenhower—Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là tướng năm sao trong Thế chiến thứ hai – đã trình bày ý tưởng mà sau này dẫn tới Ma trận Eisenhower. Trong một bài phát biểu năm 1954, Eisenhower dẫn lời một hiệu trưởng trường đại học giấu tên khi ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”
Stephen Covey, tác giả cuốn sách 7 Thói quen hiệu quả, đã lấy lời của Eisenhower và sử dụng chúng để phát triển công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay được gọi là Ma trận Eisenhower.
Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là tập trung vào ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Phương pháp này giúp tách biệt và phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau, từ đó quyết định cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả.
Mức độ Quan trọng
Đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ, sức khỏe hoặc những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Các nhiệm vụ ở mức độ này không mang lại kết quả ngay lập tức, vì vậy nên cũng dễ bị xao nhãng.
Mức độ Khẩn cấp
Đây là khía cạnh đo lường mức độ cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay lập tức hoặc có thời hạn gấp, có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.
Phân loại nhiệm vụ
Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng và không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ đòi hỏi một cách tiếp cận và xử lý khác nhau.
Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định cách tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi cá nhân có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được cân bằng giữa các mục tiêu cá nhân và công việc. Nhiều người cho rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng, nhưng thực tế thì không hẳn vậy.
>>Xem thêm: Poka Yoke là gì
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MA TRẬN EISENHOWER
Để có thể áp dụng được phương pháp này một cách hiệu quả nhất thì bạn nên xây dựng và cập nhật theo ngày để giúp hiểu rõ hơn các kết quả và có thể dần dần hình thành được những thói quen. Tiếp đến là bạn có thể quản lý công việc theo tuần hoặc theo tháng.
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày.
Bước 2: Sắp xếp các công việc vào các P tương ứng trong biểu đồ .
Bước 3: Tiến hành thực hiện các công việc một cách cụ thể:
Thứ tự thực hiện các công việc là: P2 => P1 => P3 => P4.
Phân bổ thời gian tương đương: 20% – 65% – 10% – (<5%)
Công việc phát sinh thuộc P1 thì cố gắng tìm cách chuyển sang P2 nếu không được thì tự làm.
Công việc thuộc P2 thì tự làm kết hợp giao việc cho cấp dưới thực hiện
Công việc thuộc P3 thì uyển quyền cho cấp dưới thực hiện
Công việc thuộc P4 thì nên bỏ đi.
Bước 4: Đánh giá lại các kết quả đã thực hiện được trong ngày
Bước 5: Lặp lại vào ngày hôm sau
Các công việc chưa hoàn thành thì sẽ tiếp tục chuyển sang ngày hôm sau để thực hiện tiếp.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét